海宁市人民代表大会常务委员会机关公文处理办法


发表时间:2014/10/16 11:24:17 位置海宁市人大常委会公共信息网制度建设海宁市人民代表大会常务委员会机关公文处理办法
海宁市人民代表大会常务委员会机关公文处理办法

20041231日海宁市第十二届人民代表大会常务委员会第45次主任会议通过,201272日海宁市第十四届人民代表大会常务委员会第11次主任会议第一次修订,2014926日海宁市第十四届人民代表大会常务委员会第64次主任会议第二次修订)

为提高公文处理效率和公文质量,推进人大机关公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据中央办公厅和国务院办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》、全国人大常委会办公厅印发的《人大机关公文处理办法》等有关规定,结合我市实际,制定本办法。
一、公文种类
人大机关的公文种类主要有:公告,公报、决议,决定,规则、实施办法,议案,建议、批评和意见,请示,批复,报告,通知,通报,意见,函,会议纪要等。
(一)公告,适用于向公众发布重要事项。
(二)公报,适用于公布重要决定或者重大事项。
(三)决议,适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。
(四)决定,适用于对重要事项作出的决策和安排。
(五)规则、实施办法,适用于经会议审议通过的人大及其常委会工作制度。
(六)议案,适用于主任会议按照法律规定和程序向同级人大常委会提请审议的事项。
(七)建议、批评和意见,适用于人大代表向人大及其常委会提出,由常委会办事机构、工作机构交有关机关、组织研究处理并答复的事项。
(八)请示,适用于请求指示、批准的事项。
(九)批复,适用于答复请示事项。 
(十)报告,适用于汇报工作,反映情况,提出建议。
(十一)通知,适用于传达指示,转发公文,传达需要办理、执行或者周知的事项,人事任免等。
(十二)通报,适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(十三)意见,适用于对“一府两院”工作审议、执法检查、视察及其他重要问题提出见解、要求和处理办法。
(十四)函,适用于机关之间商洽工作,询问和答复问题,向无隶属关系的有关部门提出请求事项等。
(十五)会议纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、公文发布形式
(一)常委会决议、决定、重要工作、向上级人大常委会请示报告,以常委会名义发文(发文字号为海人大)。
(二)常委会人事任免通知,以常委会名义发文(发文字号为海人大干)。
(三)常委会会议审议意见,常委会组织执法检查和工作视察的意见,以常委会名义发文(发文字号为海人大发)。
(四)向市委请示报告、常委会党组决定的重大事项,以常委会党组名义发文(发文字号为海人大党组)。
(五)主任会议向常委会会议提请议案,以主任会议名义发文(发文字号为海人大议)。
(六)综合性工作、事务性通知、印发转发文件、向平行机关请示批复、传达重要精神或者情况,以常委会办公室名义发文(发文字号为海人大办、海人大办通报)。
(七)公布人代会、常委会会议等重要事项,以常委会公报印发。
三、公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、抄送机关、印制版记等部分组成。
(一)涉密公文应当根据秘密程度分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,标注于公文首页发文机关标识左上方。“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号,位于公文首页左上方。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”。
(三)发文机关标识,即版头,由发文机关全称或者规范化简称组成,也可由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。联合行文,主办机关名称应当排列在前,或按照规范顺序排列,“文件”两字置于发文机关名称右侧,上下居中排列。
(四)发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。发文字号应当排列在发文机关标识之下,横线之上居中处。联合发文,只标明主办机关发文字号。
(五)公文由本机关负责人审批签发。上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,由发文机关主要负责人签字。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文的种类。由发文机关全称或者规范化简称、主要内容和文种组成,也可由主要内容和文种组成。位于主送机关或者正文之上居中排列。
(七)主送机关指主要受理公文的机关,应当用全称或者规范化简称,位于正文上方,顶格排列。
(八)公文的正文是公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或者主送机关下方。
(九)公文附件,应当注明顺序号和名称。位于正文之后,发文机关署名之前。批转、转发、印发的文件不作为附件。
(十)发文机关署名应当写全称或者规范化简称。
(十一)成文日期以领导签发的日期为准;联合行文的文件以最后签发机关领导签发日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全,“零”写为“○”。
(十二)公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章。端正盖在成文日期的上方,骑年盖月,上不压正文。加盖印章页必须有正文,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(十三)除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属的机关一律用抄送。
(十四)印制版记由公文制发机关名称、印发日期组成,位于公文末页下端。印发日期应当用阿拉伯数字书写。
(十五)公文用纸为A4型(210MM×297MM),页边距上、下为3CM,左、右为2.7CM。标准印刷字号,通常情况下标题用2号标宋体字;主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期用小3号仿宋体字。抄送单位用4号仿宋体字。文中小标题按结构层次,第一层用小3号黑体字,第二层用小3号楷体字。
四、行文规则
人大机关行文关系,根据隶属关系和职权范围确定。
(一)涉及全局性、综合性的工作或事项,以常委会或办公室名义行文。属于各工作委员会、研究室职权范围内的事项,根据需要也可由常委会或办公室行文。
(二)请示问题,应当一事一文。一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,用抄送形式。不得在非请示公文中夹带请示事项,不得越级或多头请示。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。
五、发文办理
发文办理包括文稿的撰拟、审核、签发,登记、印制、分发、存档等程序。
()文稿的撰拟
1.凡需以市人大常委会党组、市人大常委会、主任会议、办公室名义行文的文件,根据内容和职责,由有关办事机构或工作机构拟稿;
2.撰拟文稿应当做到:
(1)符合宪法、法律、法规和党的方针、政策及其他有关规定。
(2)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,文字精炼,标点正确。
(3)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(4)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(5)人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
(6)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“()”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(7)应当使用国家法定计量单位。
(8)文稿内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
(9)文稿中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和名词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
()文稿的审核
1.由有关办事机构或工作机构起草,以市人大常委会党组、市人大常委会、主任会议名义行文的文件,撰拟完成后分别填写与之对应的拟稿纸,由办公室分管文字材料的副主任和相关工作机构、研究室的负责人核稿,经办公室主任审稿,送议题相关的常委会党组领导或常委会领导审核。
2.审核的重点是:是否符合宪法、法律法规和党的方针政策,是否体现发文意图,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
3.审核要签署意见、姓名和时间。文稿如需较大修改,应与原起草的办事机构或工作机构商请修改。
()文件的签发
1.以市人大常委会和主任会议名义制发的文件、纪要,由常委会主任签发。常委会主任也可委托副主任签发。
2.以市人大常委会党组名义制发的文件,由党组书记签发,党组书记也可委托党组副书记签发。
3.以市人大常委会办公室名义制发的文件,由办公室主要负责人签发。其中内容重要、涉及面广的,由常委会分管副主任审核、主任签发。
4.联合发文的文件,由所有联署机关的负责人会签。
5.审批签发公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和日期。
()文件的校对、登记、发送和归档
1.拟发文稿签发以后,由相关办事机构或工作机构的拟稿人完成文稿修改校对工作,再由办公室秘书科校对无误后按照发文字号编制要求,进行登记编号。
2.登记编号后的文件,由办公室完成文件版头、版记设置,经复核确认无误后,通过电子邮件发送主送机关和抄送机关。如确需要印刷纸质文件的,统一发送轻印中心付印,并及时发送。
3.发文后,文稿由办公室及时整理,正文和附件要完整,并按规定做好归档工作。
六、来文处理
来文处理包括收文、登记、分发、拟办、传递、催办、清退、归档等工作环节。
(一)人大机关所有来文,统一由办公室签收、登记和分发。收到文件登记完毕后,附“文件处理单”送办公室主任签发,并根据签发意见转送常委会领导传阅或批示。常委会领导阅批件应及时交有关领导和办事机构或工作机构办理。
(二)有关文件按下列要求分发:
1.周知性的文件,如通过电子邮件收文的,按照文件要求传阅范围通过电子邮件发送传阅,不传阅纸质文件;通过纸质文件收文的,以纸质文件传阅。
2.需要常委会有关领导和办事机构或工作机构办理的文件,如通过电子邮件收文的,应下载纸质文件,送办公室主任签发,并根据签发意见转送常委会领导阅批。
(三)传阅纸质文件,一般按常委会主任、副主任,正处、副处级干部,各办事机构和工作机构主任、副主任、调研员,各科室依次传送。如遇阅文者外出,可依次先送其他人员传阅。
(四)阅件人在收到文件后,阅批时间一般不超过2个工作日。阅件人在阅文后,应在阅文单上签上姓名和阅文时间。
(五)常委会领导对传阅件有批示时,由对应的办事机构或工作机构按批示要求负责办理。办毕后,由承办人在文件办理单上签署办毕意见。
(六)所有文件批办完毕后,将“文件处理单”连同原件一起及时返还办公室。个人不得保存应当归档的公文。办公室在每年年初对上一年所有文件集中整理后归档成卷。
七、其他事项
(一)减少文件数量。凡法律法规已有明确规定的不发文;没有实质内容、可发可不发的文件一律不发;上级下发的文件,要求明确具体、可直接执行的不另行发文;已开会部署或主要内容已在报刊、网络上刊登的不再发文;能通过电话、传真、网络通讯等解决的事项不再发文。
(二)控制行文规格。能以便函等形式发文的,不以正式文件形式印发。办公室应对行文规格进行把关,必要时向分管办公室的常委会领导请示后决定。
(三)提高文件文稿质量和实效。文件要主题鲜明、重点突出、结构严谨、表述准确、语言精炼,具有针对性和可操作性。严格控制文件篇幅,文字要精炼朴实,不说空话、套话。除重大工作部署外,文件正文一般不超3000字。

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